Mailings

 Tab Mailings di Microsoft Word berfokus pada pembuatan dan pengiriman dokumen massal secara otomatis (Mail Merge). Fitur ini memungkinkan Anda membuat satu format surat, sertifikat, label harga, atau amplop, lalu menggabungkannya dengan daftar data penerima (seperti file Excel) tanpa harus mengedit isinya satu per satu.

Tab ini terbagi menjadi 5 kelompok (group) utama:

1. Create

Kelompok ini digunakan untuk membuat media cetak pengiriman tunggal atau membuat format dasarnya.

 * Envelopes: Merancang dan mengatur tata letak alamat pengirim serta penerima langsung pada fisik amplop surat.

 * Labels: Membuat dan mengatur ukuran stiker label (seperti stiker nama undangan pernikahan atau label pengiriman paket).

2. Start Mail Merge

Kelompok ini berfungsi untuk menghubungkan dokumen Word dengan sumber data penerima.

 * Start Mail Merge: Memilih jenis dokumen massal yang ingin dibuat (seperti Surat/Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, atau Directory).

 * Select Recipients: Menghubungkan dokumen dengan daftar penerima data. Opsi yang tersedia:

   * Type a New List: Membuat daftar data penerima baru secara manual di Word.

   * Use an Existing List: Mengimpor daftar penerima dari file luar (paling umum menggunakan data dari Microsoft Excel).

   * Choose from Outlook Contacts: Menggunakan daftar kontak yang ada di Microsoft Outlook.

 * Edit Recipient List: Memfilter, mengurutkan (sort), atau mencentang penerima tertentu saja yang ingin dibuatkan dokumennya.

3. Write & Insert Fields

Kelompok ini digunakan untuk memasukkan variabel data dinamis dari Excel ke dalam lembar kerja Word.

 * Highlight Merge Fields: Memberikan warna latar stabilo pada variabel data agar mudah dibedakan dari teks biasa.

 * Address Block: Menyisipkan format blok alamat lengkap penerima secara otomatis.

 * Greeting Line: Menyisipkan baris salam pembuka otomatis (seperti "Yth. Bapak/Ibu [Nama]" atau "Dear [Nama]").

 * Insert Merge Field: Memasukkan kolom data spesifik dari Excel ke titik kursor (contoh: menyisipkan <<Nama>>, <<Alamat>>, <<No_HP>>, atau <<Nilai>>).

 * Rules: Menambahkan logika kondisi (If...Then...Else) pada surat (contoh: jika data kolom Gender = L, tampilkan kata "Bapak", jika P tampilkan "Ibu").

4. Preview Results

Kelompok ini berfungsi untuk mengecek hasil penggabungan data sebelum diproses secara permanen.

 * Preview Results: Mengubah tampilan kode variabel (seperti <<Nama>>) menjadi isi data asli dari daftar penerima.

 * Navigasi Recipient (K \triangleleft \quad \triangleright \rightarrow\vert{}): Tombol panah untuk melompati dan melihat hasil gabungan data dari penerima ke-1, ke-2, dan seterusnya.

 * Find Recipient: Mencari nama penerima tertentu secara cepat di dalam daftar.

 * Check for Errors: Menjalankan simulasi Mail Merge untuk mendeteksi apakah ada kesalahan teknis pada variabel sebelum dicetak.

5. Finish

Kelompok ini adalah tahap akhir untuk memproses atau mendistribusikan dokumen yang sudah digabung.

 * Finish & Merge: Mengeksekusi hasil Mail Merge dengan 3 pilihan:

   * Edit Individual Documents: Menggabungkan seluruh data menjadi satu file Word baru (tiap penerima mendapat halamannya sendiri) untuk diedit manual jika perlu.

   * Print Documents: Langsung mencetak seluruh lembar dokumen ke mesin printer.

   * Send Email Messages: Mengirimkan dokumen secara massal sebagai pesan email melalui integrasi Microsoft Outlook.